Компания «Кеды профессора» уже более восьми лет создает цифровые решения для госсектора и образовательных организаций— МФТИ, ВШЭ, РУДН и других вузов. Сегодня затронем тему, как благодаря одной системе упростить бюрократические процессы для НКО.
Содержание:
- Какую задачу нам поставили
- Как работает система
- Упростили подачу заявки, ускорили работу экспертов, избавились от стопок бумаг и не только
- Каковы особенности создания государственных информационных систем
Информационная государственная система «Москва — добрый город» упрощает процесс подачи заявок на гранты для некоммерческих организаций (НКО), которые помогают пожилым людям, инвалидам, многодетным семьям, безработным и другим нуждающимся. Каждый год систему используют десятки сотрудников департамента труда и социальной защиты, независимые эксперты, а также многие представители НКО. Уже рассмотрено 2000 заявок: 500 из них получили финансирование на 1,6 миллиарда рублей.
Какую задачу нам поставили
Главная цель разработки первой версии системы — облегчить подачу заявок на гранты. До её создания все делалось вручную с большим количеством бумажных документов: их приходилось заполнять, распечатывать, подписывать, затем отвозить огромные стопки бумаг в департамент. Система «Москва — добрый город» цифровизировала всё, что ранее было на бумаге.
В процессе функционирования появились моменты, которые требовали модернизации. Вторая версия системы должна была быть ещё более удобной, интуитивно понятной, имеющей подсказки, а самое главное — эффективной для всех пользователей. Задачи были такими:
- улучшить работу службы поддержки;
- упростить процесс подачи конкурсных заявок;
- сделать более эффективным процесс оценки конкурсных заявок;
- внедрить новые инструменты аналитики;
- исключить необходимость печати и сканирования документов.
Чтобы собрать информацию для начала работы, мы общались со множеством сотрудников департамента, у них были разные запросы и видение того, какой должна стать система. Понять, что хочет заказчик, сложно на любом проекте, здесь трудностей было чуть больше, так как система разрабатывалась для большого количества людей одновременно.
Как работает система
1. Прием заявок на участие в конкурсе. Организации подают заявки, заполняя необходимые данные: регистрационные, контактные, основные сведения о проекте, календарный план мероприятий, команда проекта, коммуникационная стратегия, финансовая информация.
2. Проведение формальной оценки проектов. Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) автоматически проверяет часть информации, которую вносит пользователь на выявление ошибок. На основе этого куратор принимает решение о допуске заявки к эксперту.
3. Публикация списка заявок, допущенных к участию в конкурсе. После формальной оценки публикуется список заявок, которые рассмотрят эксперты.
4. Оценка заявок экспертным советом. Эксперты принимают решение об участии в конкурсной комиссии: рассматривают поданные заявки и дают свои оценки.
5. Работа конкурсной комиссии. Конкурсная комиссия обрабатывает оценки экспертов и определяет победителей конкурса. В системе есть фильтрация, которая позволяет комиссии ранжировать заявки по выставленным ранее баллам.
6. Объявление победителей конкурса. После завершения всех процедур система объявляет победителей конкурса.
7. Заключение договоров. С организациями, чьи проекты получили поддержку, заключаются договоры, НКО и администрация города подписывают их электронной цифровой подписью.
8. Отчетность. Система позволяет организациям заполнять и отправлять отчетность по выполнению договоров и использованию выделенных средств, например, ежеквартальную и итоговую аналитическую отчетность.
Кроме того, система имеет удобные инструменты для анализа и хранения данных, а также конструктор для редактирования шаблонов конкурсов, заявок и договоров.
Упростили подачу заявки, ускорили работу экспертов, избавились от стопок бумаг и не только
Работы было много, но каждый её этап приближал систему к максимально удобному виду. Рассказываем обо всём в подробностях.
Работа службы поддержки. У пользователей было два способа обратиться за помощью: написать на почту или позвонить. В первом случае сотрудникам поддержки было сложно собирать всю нужную для работы информацию: переписываться по почте долго, а проблему нужно решить быстро. В результате работа занимала несколько часов вместо возможных 30 минут.
Специальный модуль автоматизировал обращения в техподдержку. Он собирает всю нужную информацию и помогает пользователю легко добавить свои данные и файлы.
Модуль доступен в любой точке системы и автоматически добавляет первичные данные заявок и скриншоты. Пользователи могут редактировать форму обращения, добавляя или удаляя поля для актуальности данных.
Конструктор договоров. У Департамента информационных технологий каждый год меняются требования к договорам и формам подачи заявок: меняются старые критерии, добавляются новые, из-за этого без конструктора форм невозможно проводить конкурсы на гранты. Выбор был такой: либо менять каждый год перед конкурсом систему, либо добавлять конструктор.
Конструктор позволяет настраивать как договор, который подписывает пользователь, так и все остальные документы системы. В нём можно сделать вкладки, которые логически разделены: общая информация, сведения о проекте, куда пойдут бюджетные деньги и отдельная вкладка с документами. Все формы можно менять вручную и подстраивать под изменившиеся правила.
Процесс подачи заявок. Чтобы упростить работу и улучшить эффективность, внедрили в систему цифрового помощника. С его помощью уменьшилось время заполнения заявки. Кнопка вызова помощника расположилась прямо на странице заявки, при её нажатии запускается интерактивный сценарий, который ведёт пользователя по каждому этапу заполнения полей.
Когда пользователь начинает вводить данные, экран автоматически прокручивается и фокусируется на нужном поле. Рядом появляется текстовая или видеоинструкция, которая объясняет, что именно нужно написать. Во время работы с помощником отображается навигационное меню, похожее на страницы книги, и индикатор прогресса, который показывает, сколько шагов осталось до конца.
Оценка заявок. Эксперт — такой же пользователь системы со своей ролью. До начала работы он устанавливает, какие категории и сколько заявок будет рассматривать — на случай, если человек силён в чём-то одном. Перед началом работы, эксперт получает письмо о том, не хочет ли поучаствовать в оценке заявки, а затем отклоняет запрос или даёт согласие на работу.
Старая форма экспертизы конкурсных заявок замедляла работу экспертов. Неоптимизированный интерфейс отнимал лишнее время, которое можно было потратить на рассмотрение других обращений. На одном экране экспертам нужно было открыть заявку, а на другом — форму экспертизы, которая заполняется в процессе проверки документов.
Сейчас страница разделена на две независимые части. В верхней части экрана разместили раздел «Заявка», а в нижней — «Форма экспертизы», у каждого раздела есть своя полоса прокрутки. Теперь не обязательно открывать разделы в двух разных окнах и постоянно переключаться между окнами.
В левой части раздела «Заявка» добавили навигационное меню, с помощью которого можно переключаться между подразделами заявки на участие в конкурсе. Любой раздел можно свернуть. Экспертам больше не нужно скроллить экран, а к тексту заявки можно вернуться, не перемещая экран.
Инструменты аналитики. В системе не было инструментов, с помощью которых можно было бы анализировать распределение бюджетных средств, для этого появились подразделы «Инфопанель» и «Аналитика бюджета».
«Инфопанель» отображает аналитику в виде детальной инфографики. Пользователю достаточно ввести данные, чтобы система выдала результат. Строить графики можно по более чем десяти пунктам, например: количество заявок, временной промежуток, куратор, эксперт, причины отказа в приёме заявки, статус заявки и многое другое. Все графики можно выгрузить в виде картинки или таблицы, чтобы использовать полученные данные для создания отчётов.
«Аналитика бюджета» нужна, чтобы анализировать распределение средств на проекты. Здесь можно посмотреть, как расходуются деньги по каждой статье для СО НКО. Также есть конструктор отчётов, который выдаёт данные в виде таблиц.
Документы. Чтобы отправить заявку, организации собирают более десятка документов. Каждый из них распечатывается, отдаётся на подпись руководителю и сканируется, в конце документы объединяются в один файл и отправляются в систему. Весь этот процесс требовал много времени и сил.
С помощью электронной цифровой подписи документы подписываются вручную, руководитель может сделать это даже удалённо. Подлинность подписи подтверждается, а документ нельзя изменить без вашего ведома.
Мы разрабатывали и улучшали систему «Москва — добрый город», чтобы некоммерческие организации ещё быстрее помогали многодетным семьям, пациентам хосписов, пожилым людям без родственников и другим нуждающимся. За время работы системы помощь получили уже более 80 000 москвичей, эта цифра растёт с каждым днём. Подробнее читайте на сайте проекта.
Каковы особенности создания государственных информационных систем
Государственная информационная система — это набор программ, устройств и людей, которые работают вместе, чтобы собирать, хранить и обрабатывать информацию не передавая ее за пределы системы.
Основные функции информационных систем:
- Сбор данных — собирает информацию из разных источников.
- Хранение информации — сохраняет собранные данные в удобном формате.
- Обработка информации — анализирует данные, чтобы получить новую информацию или решить задачу.
- Передача информации — передаёт информацию пользователям или другим системам.
Преимущества внедрения информационных систем:
- Повышение эффективности работы — автоматизирует рутинные задачи и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
- Улучшение качества принятия решений — дают пользователям доступ к актуальной информации, чтобы им было легче принимать обоснованные решения.
- Снижение затрат — могут снизить затраты на хранение, обработку и передачу информации.
- Повышение конкурентоспособности — компании, которые внедряют информационные системы, повышают свою конкурентоспособность и эффективность работы и улучшают качество продукции или услуги.
Наша команда уже многие годы создает решения для государственных информационных систем. Мы объединяем два мира - неудобные в пользовании информационные системы и диджитал. Так, получаются красивые, удобные и интуитивно понятные системы.
Спасибо, что прочитали эту статью. Мы будем и дальше рассказывать здесь о работе над системой, подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить. Если хотите задать нам вопрос или заказать разработку проекта, пишите на почту project@kedprof или напрямую в Telegram Александру Зыкову, Директору продуктов «Кед профессора».