СМИ

Цифровая трансформация для Школы бизнеса МГИМО: как создать эффективную систему управления обучением на Moodle

2024-11-11 13:00
Индивидуализация обучения с акцентом на инновациях в сочетании с уже привычными форматами активно внедряется в государственные образовательные учреждения и крупные российские предприятия. Цифровая трансформация очевидна, но если идеи с задачами в целом понятны, то их реализация часто становится настоящим квестом с различными условиями и ограничениями. Как к этому подойти и что делать?
На примере Школы бизнеса МГИМО подробно покажем один из способов решения таких задач — за 8 лет работы мы успешно приняли десятки подобных вызовов в сфере образования и не только.
Если сейчас вы думаете, как внедрить какой-то новый цифровой продукт вроде CRM для образования или системы LMS, то этот кейс поможет взглянуть на подобную задачу комплексно и рассмотреть детали. Проект большой и разделен на три взаимосвязанных блока:
1. Обновление сайта университета
2. Внедрение CRM Битрикс24 в вузе
3. Внедрение LMS на платформе Moodle
А пока расскажем по порядку историю создания инновационной образовательной платформы, ориентированной на самое технологичное будущее.
Поэтапное внедрение и объединение нескольких цифровых систем в единое целое позволило закрыть сразу ряд горящих вопросов. Проект упростил и ускорил административные процессы, и повысил эффективность взаимодействия со студентами, особенно в части документооборота и этапов обучения. А студентам дал уникальную возможность участия в построении обучающего процесса с большей индивидуализацией и соответствием личным потребностям.
Успех любого обучающего проекта состоит не только из главной задачи давать самые современные знания, навыки и престижный диплом, новые полезные и интересные контакты для обмена опытом и установления партнерства. Также нужно учитывать современные тренды и реальный запрос целевой аудитории.
В частности, стоит уделить больше внимания связке педагогического проектирования с другими системами и корпоративными сервисами. А еще нужны индивидуальный подход, простота и удобство, кибербезопасность и сохранность личных данных пользователей.

Один из лидеров бизнес-образования России пришел с актуальными вопросами и амбициозными целями

Школа бизнеса и международных компетенций МГИМО — пришли к нам с задачей сделать ключевые процессы современными и удобными, с возможностью быстрого роста и развития
После встречи с заказчиком мы сформулировали главную задачу проекта: модернизировать веб-пространство, чтобы электронная система обучения соответствовала современным требованиям, была гибкой и более привлекательности для потенциальных студентов.

Решение — модернизация веб-пространства с внедрением систем управления

Большую задачу модернизации веб-пространства решили разбить на три ключевых этапа:
  • Обновление дизайна сайта Школы бизнеса МГИМО: создание современного и эргономичного дизайна, соответствующего трендам и ожиданиям целевой аудитории.
  • Внедрение системы управления обучением (LMS): разработка и внедрение дизайн-системы LMS для эффективного управления учебными процессами и индивидуализации образовательных траекторий студентов.
  • Внедрение системы управления отношениями с клиентом (CRM): разработка и интеграция CRM-системы обучения для улучшения взаимодействия с пользователями, сбора данных и персонализации образовательного процесса.

Предстартовая подготовка: анализ и техническое задание

Подготовку частного технического задания начали с глубокого анализа текущего состояния и потребностей Школы бизнеса и международных компетенций МГИМО. Тщательно изучили устаревший сайт бизнес-школы, выявили его недостатки и рассмотрели текущие недостаточно эффективные методы сбора персональных данных. Это дало нам четкое представление о направлениях улучшения и возможностях оптимизации.
Далее составили и прошли основной клиентский путь пользователя-учащегося. Детально проанализировали ключевые этапы взаимодействия студента со Школой бизнеса, начиная с первого контакта и заканчивая выпуском:
Это помогло нам выявить критические точки и определить, где можно улучшить пользовательский опыт, обеспечивая удобство и эффективность каждого шага.
Все собранные требования мы структурировали и формализовали в детальный документ — частное техническое задание. В этом документе прописали все функциональные и нефункциональные требования к новому сайту и системе взаимодействия со студентами. Обсудили и согласовали ЧТЗ с заказчиком перед началом работ.

Этап 1. Обновление сайта Школы бизнеса МГИМО

Цель модернизации сайта — улучшить пользовательский опыт, создать современный и функциональный, а не просто красивый дизайн, предложить больше функций и обеспечить удобство посетителей.
Прежняя версия сайта бизнес-школы имела довольно сложную, не интуитивно понятную структуру, что затрудняло студентам поиск нужной информации. Задачей стояло создать интернет-ресурс мирового уровня — классический, но в современной обработке с использованием нестандартных решений, например, госсимволика в темной градиентной теме.
Мы хотели сделать сайт в соответствующей стилистике — официальный и современный. Не стали прибегать и к грубому использованию госсимволики (цветов флага). Использовали бордовые и синие градиенты, темно-синий фон — традиционные цвета, работающие в этом направлении. Так, мы добились эмоциональной составляющей при просмотре сайта-визитки

Анна Прохорова, ведущий дизайнер Кед профессора
Новый сайт: визуальная привлекательность и удобство. Начали с интерпретации стиля — визуальной составляющей и разработали стильный функциональный дизайн перенеся все коммуникационные составляющие МВА в веб-версию. Так, сайт начал привлекать внимание, вызывая эмоциональный отклик каждого пользователя, поскольку МВА МГИМО это не только бренд и фундаментальное образование, но и широкая аудитория от студентов до бизнесменов и политиков. Отсюда и еще одно решение — плавное погружение в предоставленный пользователю контент, мягко обволакивающий и удерживающий внимание чувствовал себя комфортно.
Сайт было решено оформить как дорогой продукт. Контент портала МГИМО делится на воздушные блоки и подается неторопливо, создавая ощущение прикосновения к чему-то ценному.

Михаил Соломатин, дизайн-директор Кед профессора
Особое внимание уделили иллюстрациям.
Фасад здания — визитная карточка МГИМО, поэтому заказчику было важно расположить его на главной странице. И с этой частью дизайна сайта мы действительно сильно заморочились, чтобы сделать все идеально.
В первой итерации предложили несколько вариантов графики для здания на главной странице:
Всего было 16 вариантов, но в них не было лестницы и статуй, украшающих МГИМО. В следующей итерации мы их добавили как важные детали, которые видит человек, когда приходит в университет. Что мы изменили и какие предложили варианты:
  1. Обновили здание, добавили под него цвет и фон в тон здания.
  2. Разместили обновленное здание справа и обновили фоновый цвет.
  3. Добавили прозрачность краю здания и убрали границу.
Затем надо было сделать так, чтобы эта сложная графика сохранилась и в мобильной версии. Мы уменьшили здание и заголовок, повернули здание влево, добавили градиент, строение сместили ниже, чтобы текст не перекрывал иллюстрацию, — сделали новую серию уже адаптированных вариантов, которые немного отличаются друг от друга.
Страницы курсов выполнили по формату конструктора — каждый блок несет единичную смысловую нагрузку, а вместе они создают единую картинку, которая раскрывает понимание, о чем, кому и зачем нужна конкретная программа обучения. Такой подход увлекает с первого взаимодействия. А информацию максимально конкретизировали, чтобы пользователь сразу видел предложение и понимал, как это поможет решить его задачу.
В результате получили не просто обновленный сайт, а актуальную презентацию продукта, отражающую суть и статус Школы бизнеса МГИМО в цифровом мире:
И это было только начало! А вот дальнейший путь к новому сайту:
Цифровая витрина образовательных возможностей. Сделали новый раздел, по типу витрины магазина, где каждый сможет подобрать для себя подходящий курс и пройти обучение. Сразу с первого экрана студенты могут легко выбирать и оценивать все предложения, что сильно упрощает навигацию и позволяет быстро находить интересующие программы.
Новый раздел-витрина обеспечивает прозрачность и дает возможность получить исчерпывающую информацию о каждой программе, включая содержание курсов, преподавателей и условия поступления.
Личный кабинет пользователя. Теперь это не просто инструмент, а настоящий центр управления своим образовательным процессом, при этом простой и удобный. Здесь и календарь с расписанием занятий, и чат, и оценки с уведомлениями — все собрано в одном месте.
Эффективная подача заявок. Внедрили подсистему сбора заявок — сделали процесс подачи документов для поступления простым и максимально удобным для будущих студентов. Теперь курсы стало легко приобрести прямо на сайте, а не как в прежние времена
Этот момент особенно важен, так как прежний процесс подачи заявок был долгим и запутанным. Студенты должны были проходить множество этапов, заполнять гугл формы. А отсутствие четкой системы отслеживания статуса заявки приводило к неопределенности и стрессу у абитуриентов. К тому же заявки обрабатывали вручную, что трудоемко и не исключает ошибки. Это замедляло процесс и создавало дополнительные проблемы.
Новое решение позволило создать единое окно для взаимодействия абитуриента с университетом, отслеживать процесс поступления в личном кабинете и получать уведомления о пройденных этапах.
Подсистема автоматизировала многие процессы, включая сбор и проверку документов, что значительно ускорило и упростило процесс подачи заявок. Теперь абитуриенты могут в любое время проверить статус своей заявки, а система уведомлений информирует о каждом этапе процесса, от подачи заявки до зачисления — всё это уменьшает неопределенность и повышает уровень удовлетворенности.
Безопасная оплата образования. Настроили интернет-эквайринг и обеспечили не только удобство и скорость, но и безопасность оплаты образовательных услуг.
Административное управление сайтом сделали более эффективным: теперь интерфейс администратора специально организован для управления всеми процессами на сайте быстрее и проще. Каждый раздел административной панели подробно структурировали для максимального удобства:
  • Легкое редактирование, создание и удаление страниц.
  • Управление данными сотрудников с возможностью настройки отображения, поиска, фильтрации и сортировки.
  • Аналогичные функции для управления данными о партнерах.
  • Упрощенное управление образовательными программами, включая создание, редактирование и удаление.
  • Преподаватели, мероприятия, новости, отзывы, галерея и обращения — у каждой категории свои настройки отображения, фильтрации и управления данными.
  • Единое окно управления — администраторы могут управлять всеми аспектами сайта из единого интерфейса, что значительно сокращает время на выполнение задач и уменьшает вероятность ошибок.
Технологический подъем и информационное наполнение. Провели SEO-оптимизацию, чтобы гарантированно увеличить видимость сайта в поисковых системах. И целый ряд дополнительных технических мероприятий по настройкам сайта, например, быстрая загрузка страниц (App Load Time) несмотря на присутствие тяжелой графики.
Актуальный контент. Сделали тексты лаконичными и конкретными, ведь это не просто слова, а источник информации. Теперь наполнение сайта будет валидным, чтобы пользователи всегда получали самую свежую информацию.
Мобильность и адаптивность на всех устройствах. В наше время большинство людей заходят на сайты с мобильных устройств и это уже не тренд, а неотъемлемая часть жизни каждого. Предыдущая версия сайта не была адаптивной к мобильным устройствам и от этого терялся большой процент потенциальных студентов. Конечно же мы позаботились о том, чтобы сайт корректно отображался на любых устройствах.
Таким образом за три месяца мы провели 13 ключевых шагов для обеспечения полной трансформации веб-пространства с бесчисленным количеством обновлений и актуализации информации для студентов. И перешли к следующему этапу — созданию системы управления обучением.

Этап 2. Внедрение CRM Битрикс24 в вузе

Раньше в Школе бизнеса МГИМО не было централизованной системы управления взаимодействием с клиентами. Основным инструментом сбора данных и общения с потенциальными студентами были гугл формы, а у этого подхода есть несколько недостатков:
  • нет единого канала отслеживания всех взаимодействий с клиентами, что усложняет историю общения и координацию действий сотрудников;
  • неэффективная обработка заявок, которые обрабатывались вручную, довольно медленно и с риском ошибок.
Цель внедрения CRM для учебных центров — создать простой и эффективный инструмент отслеживания активности студентов, улучшения коммуникаций и предоставления персонализированного подхода.
Движение мы начали с анализа CRM-систем и выбора идеального решения для заказчика. Оценили текущие задачи и потребности Школы бизнеса МГИМО, включая особенности образовательного процесса и требования к управлению взаимодействием со студентами. Выяснили, что необходима единая автоматизированная система подачи и обработки заявок, а также ведения истории работы со студентами.
Полученная информация и сравнительный анализ рынка CRM-решений привели к выбору Битрикс24. Именно эта система удачно сочетает высокую функциональность, удобный интерфейс и легкую интеграцию с уже существующими инфраструктурами. В общем, подходит под задачи Школы бизнеса МГИМО наилучшим образом. Особое внимание уделили гибкости системы и возможности ее адаптации под конкретные нужды каждого отдела, включая программы MBA, повышение квалификации и профессиональную переподготовку.
Для реализации мы определили последовательность действий:
Развертывание CRM-системы: установить систему на серверные мощности заказчика для обеспечения стабильной работы.
↓
Настройка и интеграция: настроить систему, включая интеграцию с модернизированным сайтом, а также подключить сервисы email-рассылки и телефонии.
↓
Обновление базы контактов: импортировать и нормализовать существующую базу контактов для обеспечения полноты и актуальности данных.
↓
Функциональные возможности: внедрить возможности CRM для удобного отслеживания, анализа и управления данными студентов.
Основной вызов при реализации заключался в учете разных процессов поступления в рамках одной категории программ.
И отдельный этап — обучение пользователей и тестовая эксплуатация. Создали подробные руководства, провели очный тренинг, где продемонстрировали основные возможности системы и показали, как ею пользоваться. Далее была опытная эксплуатация: пользователи могли опробовать систему в условиях, максимально приближенных к реальным, что позволило выявить и устранить последние недочеты.
В результате мы получили множество быстрых и очевидных улучшений в управлении внутренними процессами и работе со студентами:

Этап 3. Внедрение LMS на платформе Moodle

На этом этапе проекта предстояло запустить LMS-систему управления обучением в Школе бизнеса МГИМО с максимальной интеграцией международных компетенций в текущий образовательный процесс. Это нужно, чтобы быстро и эффективно управлять контентом, выстраивать индивидуальные треки обучения и оценивать прогресс обучающихся. А еще систему можно применять для адаптации новых сотрудников, повышения квалификации и контроля уровня знаний действующего преподавательского состава.
LMS — это программное приложение для предоставления и администрирования учебных курсов. Важно, чтобы оно было с максимально простым, понятным интерфейсом и внутренней логикой, так как пользоваться будет широкая аудитория: методологи, менеджеры, студенты, большинство из которых — обычные пользователи без специальной подготовки. Также нужна надежность и масштабируемость системы как программного продукта, такое отказоустойчивое решение, которое можно легко интегрировать с другими корпоративными системами и доработать под новые задачи в будущем.
Пул задач на этот этап:
  • Провести тщательный анализ цифровых образовательных платформ для определения потребностей пользователей.
  • Разработать дизайн-макеты и интерактивный прототип пользовательского интерфейса LMS-системы.
  • Развернуть программное обеспечение для управления образовательным процессом.
  • Разработать механизмы интеграции с информационными системами Школы бизнеса МГИМО, включая модернизированный сайт.
  • Обеспечить импорт образовательного контента и пользователей в LMS-систему.
Решение и пошаговая реализация:
Провели тщательный анализ цифровых образовательных платформ. Здесь крайне важно определение потребностей пользователей, ведь нужно максимальное соответствие системы их ожиданиям и запросам. Иначе ею просто не будут пользоваться.
Мы выяснили, что пользователи ожидают интуитивно понятного интерфейса и простого в использовании функционала. Они хотят, чтобы система была легкодоступной и не требовала длительного обучения. Также им нужен широкий спектр функций для онлайн-обучения: создание курсов, проведение тестирований, взаимодействие с преподавателями и другими студентами, а еще отслеживание своего прогресса. И отдельно пользователи хотят иметь возможность настраивать систему под свои индивидуальные потребности и специфику образовательного процесса.
По этим параметрам выбрали для создания LMS-системы платформу Moodle™, которая соответствует этим запросам благодаря своей многофункциональности, гибкости и настраиваемости. Эта платформа предоставляет широкий набор инструментов для создания и управления образовательными курсами, обладает интуитивно понятным интерфейсом и легко интегрируется с другими цифровыми ресурсами.
Далее для визуализации будущего пользовательского интерфейса LMS-системы разработали дизайн-макеты основных экранных форм. А также сделали интерактивный прототип функционала системы. Затем установили базовую версию платформы Moodle™ и необходимые плагины для корректной работы, оформления системы с логотипом и корпоративными цветами заказчика.
Moodle™ — довольно сложная и большая LMS-система, которую мы адаптировали под нужды университета, вычленили и сделали удобными важные функции. Например, настроили календарь с напоминаниями о тестах и присутственных днях в университете, отобразили структуру курсов.
Так как система обладает широким функционалом, для помощи в ее освоении мы разработали документацию по использованию LMS-системы, которая содержит руководство администратора с описанием основных механизмов управления:
Разработали механизмы интеграции LMS с сайтом и обеспечили беспрепятственную авторизацию и обмен данными между системами. Для информационного наполнения предусмотрели возможность импорта образовательного контента и пользователей в LMS-систему, чем создали базу для накопления богатого обучающего опыта.

Сложности интеграции, обеспечения авторизации и обмена данными между системами

В процессе разработки механизмов интеграции LMS-системы с сайтом, обеспечения беспрепятственной авторизации и обмена данными между разными системами могут возникнуть некоторые сложности. Вот моменты, на которые стоит обратить внимание:
  • Технические аспекты интеграции: необходимо обеспечить совместимость различных технологий и форматов данных между сайтом и LMS-системой. Это может потребовать дополнительного времени и ресурсов на разработку соответствующих адаптеров или протоколов обмена данными.
  • Безопасность данных: важно обеспечить защиту конфиденциальности и целостности данных при их передаче и хранении между системами, особенно, если речь идет о персональных данных пользователей.
  • Управление доступом: контроль доступа к образовательному контенту и данным пользователей требует внимательной настройки прав доступа и аутентификации для предотвращения несанкционированного доступа.
Еще неожиданные моменты могут возникнуть в процессе тестирования и внедрения механизмов интеграции, когда выявляются неочевидные проблемы или несовместимости между системами. С ними нужно будет разбираться и устранять.

Результаты проекта и важные выводы

Каждый этап проекта модернизации и объединения систем — шаг в направлении самого технологичного будущего, повышению эффективности управления современными образовательными процессами:
  • Гибкость и масштабируемость: разработанные механизмы интеграции способны масштабироваться для обеспечения совместимости с будущими изменениями в системах и потребностями университета.
  • Пользовательский опыт: предельное внимание к пользовательскому опыту при обмене данными между системами предотвращает негативное влияние на удобство использования и процесс обучения.
  • Безопасность и конфиденциальность: обеспечение безопасности и защиты данных пользователей во время обмена информацией между системами повышает доверие студентов и преподавателей к платформе обучения.
Проект Школы бизнеса МГИМО стал не просто модернизацией существующих инструментов, а обеспечил создание большой инновационной образовательной платформы, ориентированной на стремительный рост в будущем. Она станет основой для предоставления студентам комфортной возможности учиться, для вдохновения на творчество, исследования и формирования собственного образовательного трека в соответствии с современными бизнес-вызовами.
Этот пример вполне можно использовать для внедрения систем LMS и CRM для онлайн-школы и любого дистанционного обучения. Если у вас остались вопросы, есть похожие задачи, вы хотите познакомиться с нами и начать сотрудничать — пишите в Telegram Александру Зыкову, директору продуктов компании «Кеды профессора». Будем рады :)